A Flash identificou aumento de pedidos de reembolso com violações das políticas. Saiba o que é permitido e o que não é ao prestar contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos colaboradores foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil mensais, no decorrer do primeiro semestre. Contudo, ao solicitar a restituição dos montantes, diversos indivíduos acabaram tendo prejuízos: observou-se um crescimento de 78% na quantidade de requisições com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Para evitar problemas e garantir a compensação adequada, é essencial que os colaboradores estejam cientes das políticas de devolução de valores estabelecidas pelas empresas. Dessa forma, será possível evitar transtornos e assegurar que o processo de reembolso ocorra de maneira eficiente e transparente. reembolso
Problemas com Reembolso e Compensação
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensalmente em recursos não reembolsáveis por funcionário. Se as falhas acontecem todos os meses, ao término de um ano completo, o prejuízo pode atingir R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, sistema de controle da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por colaboradores de empresas de diversos tamanhos. As infrações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo estabelecido pela empresa para a prestação de contas (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); potencial duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, a restituição pode ser negada. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro por resultar em custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, conforme destaca Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso na compensação pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com despesas do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, esclarece que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as normas formalmente, como por meio de seu site. As consequências pela não observância das regras devem ser explicitadas, podendo incluir desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem a restituição de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem efetuou o gasto assume os valores que não eram permitidos. Portanto, a pessoa deve seguir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser despendidos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos realizados no cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem requerer o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo em sua folha de pagamento. No entanto, existem ainda outras situações relacionadas a despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, segundo o executivo da plataforma: Despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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